Proceso de Auditoria Administrativa

Publicado: mayo 30, 2013 en Uncategorized

Proceso de la Auditoria

Examen: Consiste en dividir o separar sus elementos componentes para conocer su naturaleza, Las características y el origen de sus comportamiento.

Propósito:  Aplicar las técnicas de análisis procedentes para lograr los fines propuestos con la oportunidad, extensión y profundidad que requiere el universo sujeto a examen y las circunstancias especificas del trabajo.

Procedimiento: El examen provee de una clasificación e interpretación de hechos, diagnostico de problemas, así como los elementos para evaluar y racionalizar los efectos de un cambio.

El Procedimiento de Examen consta de los siguientes pasos:

•Conocer el hecho que se analiza
•Describir ese hecho
•Descomponerlo para percibir todos sus aspectos y detalles
•Revisarlo críticamente para comprender mejor cada elemento
•Ordenar cada elemento de acuerdo con el criterio  de la clasificación, haciendo comparaciones y buscando analogías
•Definir las relaciones que operan entre cada elemento, considerando individualmente y en conjunto
•Identificar y explicar su comportamiento, con el fin de entender las causas que lo originaron y el camino para su atención
Imagen 5. Es necesario conocer y describir el problema a analizar para después revisarlo y ordenarlo para que de esta manera podamos explicar su comportamiento.
Para consolidar el examen consiste en adoptar una actitud interrogativa y formular seis cuestiones:
•¿Qué trabajo se hace?
•¿Para que se hace?
•¿Quién lo hace?
•¿Cómo se hace?
•¿Con que se hace?
•¿Cuándo se hace?

TÉCNICAS DE ANÁLISIS ADMINISTRATIVO

Constituyen los instrumentos en que el auditor se apoya para complementar sus observaciones, y le posibilitan a:

1.Comprobar como se esta ejecutando las etapas del proceso administrativo
2.Evaluar cualitativa mente y cuantitativa mente los indicadores establecidos
3.Examinar los resultados que esta obteniendo la organización
4.Revisar las circunstancias que inciden los resultados
5.Verificar los niveles de efectividad
6.Conocer el uso de los recursos
Imagen 6. El auditor administrativo debe auxiliarse de técnicas administrativas para complementar sus observaciones comprobando de manera cualitativa y cuantitativa mente sus resultados y ver si todo ha sido eficazmente.

TÉCNICAS ORGANIZACIONALES:

•Administración por objetivos: identifican objetivos comunes, definen áreas de responsabilidad en términos de resultados esperado.
•Análisis de sistemas: proceso de clasificación e interpretación de hechos, así como diagnostico de problemas y empleo de información de los sistemas.
•Análisis de costo-beneficio: estudio para determinar la forma menos costosa de alcanzar un objetivo o obtener mayor posible de acuerdo con la inversión realizada.
•Análisis FORD: técnica de análisis que toma su nombre de las palabras Fuerza-Oportunidades-Riesgos-Debilidades.
•Análisis marginal: técnica de plantación que permite cuantificar el incremento económico como producto de una decisión.
•Árbol de decisiones: se visualizan los riesgos y las probabilidades de una situación, como incertidumbre o acontecimientos fortuitos.
•Auto evaluación: el cual los integrantes de una organización identifican, valoran y comparan sus avances en relación con las metas y objetivos preestablecidos durante un periodo especifico.
•Benchmarking: proceso sistemático, evaluación de los productos, servicios y procesos de trabajo de las organizaciones.
•Control de calidad: elevar consistente la calidad de los procesos, productos y servicios de una organización.
•Diagrama de causa y efecto: representa el conjunto de causas o factores causales que producen un efecto especifico.
•Diagrama de Pareto: herramienta gráfica para clasificar hechos, sobre la base de que el 80% de los efectos surge del 20% de las posibles causas.
•Empowerment: proceso estratégico con el que se busca una relación de socios entre la organización y su personal, pretendiendo aumentar su confianza, responsabilidad, autoridad y compromiso.
•Técnica Delphi: recurso para efectuar pronósticos, con el fin de crear un concepto futuro.
Imagen 7. Por medio  de las diferentes técnicas organizacionales los auditores podrán recolectar datos, y conocer los problemas o causas que lo originan para después  interpretarlos y dar soluciones.

TÉCNICAS CUANTITATIVAS

•Análisis de serie de tiempos: interpretación de las variaciones en los volúmenes de hechos, cotos, producción, rotación de personal.

•Correlación: determinación del grado de relación o in fluencia mutua entre dos o mas variables.

•Modelos integrados de producción: reducción de costos con respeto a la fuerza de trabajo, la producción y los inventarios.

•Teoría de decisiones: selección del mejor curso de acción cuando la información  se da en forma probable.
•Teoría de los juegos: determinación de la estrategia optima de una situación de competencia.

FORMULACIÓN DE UN DIAGNÓSTICO ADMINISTRATIVO

El diagnostico es un mecanismo de estudio y aprendizaje el cual transforma las experiencias y los hechos en conocimiento administrativo, permite evaluar tendencias y situaciones para formular una propuesta interpretativa. El diagnostico administrativo aporta elementos de decisión sustantivos a la auditoria:

•Descripción de la organización
•Elementos probatorios de la necesidad de ejercer la auditoria administrativa.
•Definición de un objetivo general y por área especifica.
•Efecto de la estrategia
•Consecuencias de la implementación del proyecto de auditoria.
•Nivel de aplicación del proceso administrativo
•Comportamiento de los elementos específicos.
•Racionalidad
•Calidad de vida de la organización
•Alternativas de acción para el desempeño organizacional
•Identificación de tendencias internas y externas.
•Detección de oportunidades de mejora.
Imagen 8. Al haber recolectado información y haberla analizado, el auditor  podrá evaluar y y detectar oportunidades de mejora.
INFORME

En virtud este documento se señala los hallazgos, así como las conclusiones y recomendaciones de la auditoria.

•Objetividad: visión imparcial de los hechos.
•Oportunidad: disponibilidad en tiempo y lugar de la información.
•Claridad: fácil comprensión del contenido.
•Utilidad: provecho que puede obtenerse de la información.
•Calidad: apego a las normas de la calidad y elementos del sistema. de calidad en materia de servicios.
•Lógica: secuencia acorde con el objeto y prioridades establecidas.
Imagen 9. Es aquí dónde  el auditor emite sus conclusiones y recomendaciones para la mejora de las áreas auditadas.
TIPOS DE INFORME

Informe General

  • Responsable: área o unidad administrativa encargada de prepara el informe
  • Introducción: breve descripción de por que surgió la necesidad de aplicar la auditoria, mecanismo de coordinación y participación empleados para su desarrollo, duración de la revisión, así como el propósito y la explicación general.
  • Antecedentes: exposición histórica de la organización, los cambios, sucesos que influyeron en la decisión de llevar a cabo la auditoria.
  • Técnicas empleadas: instrumentos y métodos utilizados para la obtención de resultados en función del objetivo.
  • Diagnostico: definición de las causas y consecuencias de estudio, la justificación de cambios o modificaciones posibles.
  • Propuesta: presentación de alternativas de acción, ventajas y desventajas que pueden derivarse, implicaciones de los cambios y resultados deseados.
  • Estrategia de implantación: explicación de los pasos o etapas previstas para obtener y aplicar los resultados.
  • Seguimiento: determinación de los mecanismos de información, control y evaluación, para garantizar el cumplimiento de criterios propuestos.
  • Conclusiones y recomendaciones: logros obtenidos, problemas detectados, soluciones y pautas sugeridas.
  • Anexos: gráficas, cuadros y demás instrumentos de análisis administrativo.

Informe Ejecutivo

  • Responsable: área o unidad administrativa encargada de preparar el informe.
  • Periodo de revisión: tiempo  que comprendió el examen
  • Objetivos: propósitos que se pretenden lograr con la auditoria.
  • Alcance: profundidad con lo que se examino la organización.
  • Metodología: explicación de técnicas y procedimientos utilizados con el fin de captar y analizar para cumplir los objetivos de la auditoria.
  • Síntesis: relación de los objetivos y logros obtenidos con los recursos asignados.
  • Conclusiones: acciones llevadas acabo y propuestas de actuación.

Informe de Aspectos Relevantes

Documento que se integra adoptando un criterio de selectividad, con el objeto de contemplar los aspectos que reflejan los obstáculos.

  • Si el proceso de aplicación de la auditoria se finalizo
  • Si se presentaron observaciones relevantes
  • Si la auditoria esta en proceso
  • Las horas-hombre realmente utilizadas
  • Observaciones
  • Las causas y efectos de las principales observaciones formuladas
  • Las posibles consecuencia que se pueden derivar de las observaciones presentadas

Informe Final

Se procederá a su entrega y presentación a:

  • Titular de la organización
  • Órgano de gobierno
  • Niveles directivos
  • Mandos medios y nivel operativo
  • Dependencia globalizada

 

SEGUIMIENTO

Las observaciones que se producen como resultado de la auditoria deben sujetarse a un seguimiento, ya que no solo orientan a corregir las fallas detectadas, sino también recurrencia.

ACCIONES ESPECIFICAS:

1.Las recomendaciones se han implementado conforme a un programa:
•Áreas de aplicación
•Periodo de realización
•Costo
•Factores considerados y resultados obtenidos

2. Recomendaciones fuera del programa:

•Causas
•Efectos
•Alternativas de solución planteadas y aplicadas
•Calendario de aplicación
Imagen 10. No basta solo con tener las conclusiones y recomendaciones, se debe ponerlas en acción para que así se puedan corregir las fallas o deficiencias encontradas.
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